Module « État des lieux locatifs »

 

>Vidéo de formation - État des lieux locatif

Sommaire

 

  I.   Onglet « Compteur / Chauffage »

Cet onglet vous permet d'analyser le compteur ou le chauffage du bâtiment à diagnostiquer.

Le menu déroulant « Type d'état des lieux » vous permet d’indiquer le type d'état des lieux que vous allez réaliser.

En cliquant sur le bouton « Dossier comparatif » vous pouvez saisir un dossier d'une mission déjà réalisée dans le même bâtiment, depuis votre ordinateur, pour le comparer au nouveau dossier afin de voir les changements effectués.

Le bouton « Répertoire » vous permet d'importer depuis votre ordinateur vos listes de contacts

 

      I.A   Section « Locataires »  

Les champs « Date » vous permettent d’indiquer la date de sortie et d'entrée des locataires ainsi vous renseignerez le nom des locataires dans les champs concernés.

Le bouton :

permet d’afficher un carnet d'adresse dans lequel vous pouvez importer les coordonnées de vos clients.
Le bouton :
 permet d’afficher un calendrier.

 

Les boutons « Aujourd'hui » permettent d'afficher la date du jour.

 

     I.B   Section « Relevé de compteur »

Cette section vous permet d'ajouter les informations relatives au type, à la valeur du relevé ainsi que la date à laquelle le relevé a été réalisé. 

Pour ce faire, veuillez cliquer sur le bouton afin d'accéder à la fenêtre ci-dessous qui vous permet de renseigner le type d'énergie utilisé.

Le champ « Type » vous permet d’indiquer le type d'énergie à ajouter.

Le champ « Relevé (sans espace) » vous permet d’indiquer la valeur du relevé à ajouter et son unité.

La case à cocher vous permet d'indiquer si l’alimentation a été coupée. 

Le champ suivant vous permet d'indiquer la date du relevé.

Le champ final vous permet d'introduire une observation.

Le bouton :

vous permet d'ajouter la ligne de relevé au tableau.
Le bouton :

vous permet d'ajouter la ligne de relevé au tableau et fermer la fenêtre.
En double-cliquant dans la colonne « Photo » vous accédez à la fenêtre ci-dessous vous permettant d'ajouter une image.

-->--> Veuillez-vous référer à l'article « Photo V4 » pour la description de ce module.

 
Double-cliquer dans la colonne « Supp » afin d'effacer la ligne sélectionnée dans le tableau. Un message de confirmation sera affiché afin de terminer le processus.

Si vous souhaitez faire des modifications dans un relevé, veuillez double-cliquer sur la ligne concernée ainsi sera affichée la fenêtre ci-dessous.

    
          I.B   Section « Installations » 

Le menu déroulant « Fournisseur GAZ » permet de sélectionner le fournisseur gaz.

Le menu déroulant « Téléphone » permet de sélectionner votre compagnie de téléphone.

Le menu déroulant « Elec » permet de préciser par quelle compagnie d'électricité est alimenté le bien.

Le menu déroulant « Sécurité électricité » permet de mentionner s'il y a présence ou absence de différentiel.

Les cases à cocher vous permettent de sélectionner le ou les « Type de chauffage » présent dans le bien.

Le champ « Entretien des appareils gaz » permet d’indiquer la date de l'entretien des appareils gaz effectué.

Le bouton permet d'afficher un calendrier.

Si l'entretien n'a pas eu lieu, simplement cocher la case « Entretien non-réalisé ». Pour effacer e contenu du champ « Entretien des appareils gaz », veuillez cliquer sur le bouton « Effacer ».

 

  

II.   Onglet « Résumé de l'état des lieux »

Cet onglet vous permet de visualiser les éléments ajoutés à votre état des lieux. Vous pourrez également modifier les éléments en cas de besoin.

 

II.A Section des boutons

Le bouton :

vous permet d'accéder à la fenêtre ci-dessous afin de personnaliser l'affichage de votre tableau des dossiers. 

Les couleurs ont été ajoutées afin de mieux pouvoir vous repérer dans la navigation de vos dossiers.

Sur la partie gauche est affiché toutes les colonnes possibles mises à votre disposition. Sur la partie droite du tableau, les colonnes actuellement visibles sur votre logiciel.

N.B. : Les lignes vertes, sont les colonnes déjà utilisées dans l'affichage.

Pour ajouter une nouvelle colonne, veuillez sélectionner la ligne qui vous intéresse puis la cliquer-glissé dans la partie de droite. Par défaut elle sera classée à la fin de la liste, mais vous pouvez modifier cet ordre grâce aux deux boutons des flèches. Le chiffre indiqué à côté du nom de la colonne est la largeur accordée à cette colonne. Par défaut elle est à 100, mais vous pouvez l'ajuster comme vous le souhaitez.

Le bouton :

vous permet de supprimer la ligne sélectionnée.

Le bouton  « Enregistrer » vous permet de sauvegarder votre affichage.  Ainsi vous pouvez voir votre présentation des dossiers modifiée.

 

Le bouton :

vous permet d'épurer la liste en offrant les 3 options: Aucun Filtre, Filtre Bâtiment, Filtre Pièce; ce par rapport à la pièce sélectionnée dans le tableau de gauche.

 

Le bouton :

permet d’importer la description réalisée préalablement pour la pièce sélectionnée dans la liste des pièces.

 

Le bouton :

permet de sélectionner, dans une fenêtre dédiée, le choix qui décrit le mieux le point de vérification en question.
 

Il faut double-cliquer sur le critère sélectionné afin de l'ajouter au tableau.

Le bouton :

permet de sélectionner un critère indépendant dans la liste pour l'ajouter à la liste des points de vérification.

Des boutons d'accès rapide ont été ajoutés dans la fenêtre ci-dessous afin de faciliter la sélection des pièces des appareils utilisés lors de votre diagnostic. En cliquant sur le bouton concerné, comme par exemple un matériel électrique, la liste de matériels sera affichée dans le champ « Paramètre indépendants ». Vous pouvez sélectionner le matériel et cliquer sur le bouton « Valider » ou double-cliquer sur le critère sélectionné afin de l'ajouter dans votre grille.

Si vous cochez la case « Fermer Auto. », cela fermera la fenêtre automatiquement après avoir fait votre sélection.

Le bouton « Editer » vous vous permet de modifier les menus déroulants directement dans les bases de données situées dans les paramètres du logiciel.

Le bouton :

vous permet de supprimer les lignes sélectionnées.
Le bouton :

vous permet de supprimer toutes les lignes pour lesquelles le repérage n'a pas été effectué.
Les boutons :

vous permettent de réorganiser les éléments (tri par ordre de visite).


permet d'accéder directement à l'outil « Paramètres du logiciel » afin d'effectuer le paramétrage des bases de données et les adaptées au bien de votre mission.

 -->>-->> Veuillez-vous référer à l'article Wikiliciel « Paramétrages du logiciel » pour les instructions d'utilisation de cet l'outil. 
 

Guide de Fonctionnement des colonnes

La fenêtre « Descriptif » et « Observations » vous permet d'accéder aux onglets suivants : Descriptif, Observations, Remarques/Réserves et Chiffrage.

Les onglets « Descriptif » et « Observations » vous permettent d'affecter la description du point et d'ajouter vos observations.
Les deux onglets fonctionnent de la même façon. Il suffit de cliquer sur les mots et numéros correspondants pour former la phrase qui correspond à vos descriptions et de cliquer ensuite sur le bouton « Valider » pour adjoindre l'observation ou description au résumé. Cliquez dans la colonne « Points à observer » pour accéder à l'onglet « Descriptif ». 

Onglet « Observations »
Cliquez dans la colonne « Observations » pour accéder à l'onglet « Observations ».

Le bouton :

vous permet d'effacer le dernier mot que vous avez ajouté dans le champ.
Le bouton :

vous permet d'effacer la totalité de la description / observation présente sur le champ.  

Attention vous ne pouvez pas rajouter des critères que sur une pièce que vous aurez précédemment ajoutée à la liste des pièces visitées.

Onglet « EDL Comparaison »

Cet onglet est affiché que si vous avez coché la case « Dossier comparatif »  dans l'onglet « Compteur / Chauffage ». Il permet de saisir le dossier initial pour faciliter la comparaison des dossiers en renseignant l'ancien état ainsi que les anciennes observations.  

 

 

Onglet « Remarques/Réserves »

En cliquant dans la colonne « Remarques / Réserves » vous accédez à la fenêtre ci-dessous afin d'ajouter les remarques observées durant le diagnostic, puis cliquer sur le bouton « Valider » afin de sauvegarder les informations renseignées.

 

 

Onglet « Chiffrage »

En cliquant dans la colonne « Chiffrage » vous accédez à la fenêtre ci-dessous. Cet onglet vous permet de détailler le(s) cout(s) du chiffrage en précisant : le prix, la quantité et le montant total.
Le champ « Détail du résumé » est automatiquement remplie dans cet onglet en fonction de ce que vous avez renseigné au préalable dans les recommandations.


Le bouton :

 vous permet d'ouvrir la fenêtre d'ajout des chiffrages.
Le bouton :

vous permet de dupliquer la ligne de prestation sélectionnée dans le tableau récapitulatif.
Le bouton :

vous permet de supprimer la ligne sélectionnée dans le tableau récapitulatif.
Le bouton :

vous permet d'exporter votre tableau récapitulatif vers Excel.
Le bouton :

vous permet d'importer un tableau Excel vers votre tableau récapitulatif.
Dans le champ « Montant total des travaux à réaliser » situé en dessous du tableau de désignation affiche le montant total calculé en fonction du chiffrage renseigné.
De même, ce total sera utilisé à l'impression du document Word, et la somme de ce total sur toutes les recommandations apparaîtra dans un tableau récapitulatif.

 

Fenêtre ajout des chiffrages
Vous trouverez dans cette fenêtre la liste des chiffrages présents dans les paramètres du logiciel.

La section « Rechercher » vous permet de filtrer le tableau des préconisations. Le bouton « Vider » vide le champ de gauche et le bouton « Actualiser » actualise la recherche.

Veuillez renseigner manuellement les champs « Désignation et Coût ».   Il vous est possible de modifier la quantité et le coefficient vétusté, le total s'actualise automatiquement.

Le bouton :

vous permet d'ajouter la ligne de relevé au tableau.
Le bouton :

vous permet d'ajouter la ligne de relevé au tableau et fermer la fenêtre.

 

Bas de page

Le bouton :

vous permet de sélectionner la pièce servant de modèle.
Le bouton :

vous permet de copier la pièce sélectionnée vers une autre pièce en accédant à la fenêtre ci-dessous.

Le bouton :

vous permet de sélectionner toutes les pièces de la liste en un clic.
Le bouton :

vous permet de désélectionner la ou les pièces de la liste en un clic.

 Le bouton « Valider la sélection » vous permet d'enregistrer les informations renseignées et vous ramène à l'onglet « Gestion ».

Le bouton :

vous permet de supprimer les lignes sélectionnées dans la grille.
Le bouton :

vous permet de supprimer les lignes ne contenant aucun critère.
Afin de gagner du temps dans votre état des lieux, LICIEL a mis différentes options de suppression rien qu'en cliquant sure bouton :

 
Veuillez d'abord sélectionner les lignes de la colonne concernée, puis cliquer sur l'option en question.


 

III.   Onglet « Clefs et Annexes »

    III.A   Section « Clefs »

Dans cet onglet vous indiquerez pour chaque type de clef :

-  Le nombre de clefs à l'entrée,

-  Le numéro éventuel de la clef,

-  Une observation ou de l'information sur sa localisation,

-  Le nombre de clefs à la sortie.

Le bouton « + » vous permet d'ajouter le type de clef décrit dans le tableau en accédant à la fenêtre ci-dessous.

III.B Section « Infos supplémentaires »

Le champ « Infos supplémentaires » vous permet d'indiquer des remarques complémentaires sur la remise des clefs.

Le champ « Code d'accès (préciser sas, portes,...) » vous permet d'indiquer le(s) code(s) nécessaire(s) pour accéder au bien.

En cliquant dans la colonne « Photo des trousseaux » vous accédez à la fenêtre ci-dessous afin d'ajouter une image.

-->--> Veuillez-vous référer à l'article « Photo V4 » pour la description de ce module.

 

       III.C Section « Parties annexes du logement »

Cette section vous permet d’indiquer un état des lieux des différentes dépendances du bien (ex : cave, grenier, garage, boite aux lettres, etc.).

Vous pouvez indiquer :

-  Le type de dépendance,
-  L’état de la porte,
-  L’état de la serrure,
-  S'il est vide ou non,
-  Son niveau d’encombrement estimé en m3,
-  L'état de propreté,
-  Le nombre de clefs d’accès. 

 
     III.D Section « État de nettoyage général  »

Vous indiquerez dans cette section l'état de propreté général du nettoyage du bien objet du bail locatif.

 

  IV.   Onglet « Documents Annexes »

Cet onglet vous permet d'intégrer, les fichiers PDF ou des fichiers d'images  liés à votre rapport.

La première section (haut de page) vous permet de visualiser la liste des documents annexes que vous souhaitez ajouter dans votre rapport.

La deuxième section (bas de page)  vous permet de visualiser le document annexe sélectionné dans la liste du haut.

Le bouton « Chercher » vous permet d'aller chercher sur votre ordinateur un document annexe à ajouter au rapport. 

Le bouton « Editer la légende » vous permet d'indiquer une légende associée au document annexe sélectionné dans la liste de la première section.

Le bouton « Copier une zone d'image ou de PDF » permet de copier une zone d'image ou de PDF afin de l'ajouter comme document annexe.

Le bouton « Supprimer » vous permet d'effacer le document annexe sélectionné dans la liste de la première section.

 

 

  V.   Onglet « Signatures »

Cet onglet vous permet de faire signer numériquement les différents protagonistes de l’état des lieux ou le cas échéant d’indiquer la non-signature du locataire ainsi qu’une justification.

Le champ « Documents remis par le donneur d'ordre » permet d'indiquer les éventuels documents remis par le donneur d'ordre avant la réalisation de l'état des lieux (ex : état des lieux d'entrée, plans, notices d'utilisation, etc.).
 
Les boutons :
 permettent d'attribuer des couleurs aux signatures des protagonistes.
Le bouton :
 permet d'effacer toutes les signatures de la fenêtre centrale.
Le bouton : permet d'effacer de façon sélective une zone en particulier.
Le bouton : permet d'ajouter un texte de commentaire relatif aux signatures.

 

La case à cocher « Refus du locataire de signer l'état des lieux, avec justification » vous permet d'indiquer que le locataire a refusé de signer l'état des lieux.
 
Le menu déroulant « Justification » vous permet d'indiquer la raison pour laquelle le locataire a refusé de signer l'état des lieux. Vous noterez que le champ est librement modifiable.