|
|
Gestion commerciale - Relances |
Sommaire
- I. Onglet « Factures non soldées »
- II. Onglet« Historique des relances »
- III. Onglet« Comptes débiteurs »
- IV. Onglet « Éditer le modèle de relance »
Onglet I. « Factures non soldées »
Le logiciel vous propose un outil de gestion commerciale qui vous permettra de gérer directement vos relances clients en leur envoyant un document type.
Pour accéder à cette partie, veuillez cliquer sur « Compléments » situé dans la partie administrative de votre logiciel, puis sélectionner le sous-menu « Gestion Commercial-Relances ».
Aperçu de l'interface de la gestion commerciale des relances
Ce tableau affiche les factures impayées de votre société. Cette interface ne montre qu'une partie des informations relatives au dossier, veuillez utiliser l'ascenseur situé en bas de la page afin d'accéder aux informations supplémentaires.
Le menu « Exporter » est composé de trois options :
- « Dans Excel, ajouter un (') au début des cellules » vous permet d'exporter les informations dans un document Excel, en enlevant le format des données.
- « Exporter la liste des factures sous Excel » vous permet d'exporter la liste de vos factures dans un document Excel.
- « Exporter l'historique des relances sous Excel » vous permet d'exporter dans un document Excel, toutes les relances faites à vos clients.
Dans le menu « Options » vous avez la possibilité d'afficher que les missions désirées.
Vous pouvez masquer : les missions à ne pas relancer, les missions annulées, les missions clôturées
Ainsi que : les factures comportant un numéro de compte comptable, les factures déjà relancées
Il vous suffit de cliquer sur les options que vous souhaitez masquer.
Le bouton « Actualiser » vous permet de mettre à jour l'affichage selon vos filtres.
Grâce à la barre de recherche, vous pouvez filtrer vos résultats en fonction de vos critères.
Il vous est possible de renseigner :
- Les dates auxquelles la(s) facture(s) ont été faites. Vous pouvez les renseigner manuellement ou cliquer sur le calendrier, juste à droite de la date.
- Les champs « Donneur d'ordre » et « pour l'opérateur » peuvent être renseigné manuellement.
- Le champ « Sauf » vous permet d'exclure un élément de votre recherche.
- Le menu déroulant « Texte à rechercher dans les champs » vous permet d'effectuer votre recherche avec un mot clé et de sélectionner le champ incluant votre élément de recherche.
| - Les boutons : |
|
Ils vous permettent d'effacer le contenu des champs. |
Après avoir renseigné la barre de recherche, cliquer sur le bouton « Actualiser » afin de réinitialiser vos recherches.
- Comment effectuer votre relance ?
Une fois que vous avez affiché le listing de vos factures impayées entre deux dates choisies. Il vous faut sélectionner les factures de la liste que vous souhaitez relancer. Les étapes de relance sont :
- Veuillez sélectionner la ou les factures dans la liste du tableau.
- Cliquez sur le bouton « Lancer les relances sur les factures sélectionnées » pour générer le document sur Word.
Le document Word va s'ouvrir pour que vous puissiez visualiser la relance que vous venez de générer.
Le bouton « Relance Mail » vous permet de créer un nouvel e-mail prêt à être envoyé à votre client (par défaut Outlook) en attachant directement la facture à relancer.
En cliquant dessus, vous avez la possibilité d'envoyer un modèle LICIEL mis à votre disposition, ou de modifier le modèle en insérant votre texte manuellement.
Le bouton « Ouvrir le répertoire des relances du jour » vous permet de visualiser les relances ayant été effectuées et de les sauvegarder automatiquement dans votre ordinateur.
Le bouton « Paramètres » vous permet d'accéder à la fenêtre ci-dessous :
Le champ « Personnes à relancer » vous permet de choisir à qui seront destinées les relances par défaut (peut être modifié ensuite dans le mail).
Les différentes balises utilisables se trouvent dans le menu « Champs » (li_prop_mail; li_doneur_mail; li_notaire_mail; etc...).
Vous pourrez également choisir vos modèles de relances en fonction de la durée de l'impayé. Cette durée est librement modifiable.
La relance des factures se fera en enregistrant à la fois dans un répertoire la globalité des courriers de relance, et pour chaque client, un autre document de relance s'enregistrera directement dans le dossier concerné.
Onglet II. « Historique des relances »
Cet onglet vous permet d'avoir un historique des relances effectuées.
Si vous souhaitez renvoyer une facture figurant dans la liste, veuillez d'abord sélectionner la ou les factures, puis cliquer sur le bouton « Supprimer les relances sélectionnées pour permettre de la relancer ».
Onglet III. « Comptes débiteurs »
Cet onglet vous permet de gérer les comptes clients comptables, à qui vous avez affecté un numéro de facturation, vous permettant de faciliter la comptabilité de votre société et de relancer vos clients.
Cet onglet vous donne aussi la possibilité de faire un suivi sur vos échanges avec vos clients.
À noter qu'il est obligatoire de renseigner le compte client comptable pour l'affichage des factures dans cet onglet.
Comment renseigner le compte client comptable ?
1. Veuillez d'abord double-cliquer sur une mission dans la partie administrative de votre logiciel, ce qui vous ouvrira la fenêtre des ordres de mission afin de faire votre modification.
2. Dans l'ordre de missions, dirigez-vous vers l'onglet « Devis / Facturation » puis cliquer sur le bouton indiquant le carnet d'adresse situé dans la section « Adresse » comme indiquer dans l'image ci-dessous :
3. Vous accédez à votre carnet d'adresse vous permettant de sélectionner le contact concerné afin de l'éditer.
--> Voir l'article « Carnet d'adresse » pour la description et le mode de fonctionnement de ce module.
4. Dans les propriétés du contact, veuillez renseigner le champ « Compte Client Comptable » en affectant un numéro de facturation. Pour sauvegarder le numéro renseigné, veuillez cliquer sur le bouton « Enregistrer ».
Dirigez-vous vers la partie administrative de votre logiciel, puis cliquer sur le menu « Compléments » ensuite le sous-menu « Gestion commerciale - Relances » afin d'accéder aux comptes débiteurs.
La facture à laquelle vous avez affecté un numéro de compte client comptable apparaîtra dans la liste des factures. Dans le premier champ à gauche, se trouvent les coordonnées du client que vous pouvez modifier en cliquant sur le bouton « Éditer ».
Le bouton « Relance papier » vous permet de créer un nouveau document prêt à être imprimé, en attachant directement la facture à relancer.
Le bouton « Relance mail » vous permet de créer un nouvel e-mail prêt à être envoyé à votre client (par Outlook) en attachant directement la facture à relancer.
En cliquant dessus, vous avez la possibilité d'envoyer un modèle LICIEL mis à votre disposition ou modifier le modèle en insérant votre texte manuellement.
Le bouton « Éditer » vous permet de modifier le modèle de relance ou le modèle de facture depuis votre ordinateur.
Dans le champ « Liste des appels / opérations » sera affiché un récapitulatif des relances effectuées que vous pouvez modifier en double-cliquant sur la ligne concernée.
Vous pouvez ajouter manuellement une ligne dans la liste en cliquant sur le bouton « Ajouter un appel ».
Le bouton « Supprimer appel » vous permet d'effacer une ligne sélectionnée de la liste.
Onglet IV. « Éditer le modèle de relance »
Cette fonctionnalité vous permet d'éditer votre mail de relance, selon la typologie de votre client (Particulier ou Grand compte).
1. Faîtes un clic droit sur le bouton « Relance mail ».
2. Cliquez sur le modèle que vous souhaitez modifier : « Modèle unitaire » ou « Modèle Grand Compte ».
3. Modifiez votre mail de relance, à l'aide de nos champs de publipostage.
4. Cliquez sur « Valider » pour enregistrer votre modification.